Address: http://openstorage.gunadarma.ac.id/~mwiryana/KOMMIT/per-artikel/01-01-012.pdf
Analisis dan Perancangan Aplikasi Akuntansi Dana pada
Yayasan Pendiidikan dan Kesejahteraan PT. PLN (Persero)
Adanya kebutuhan untuk menggunakan aplikasi akuntansi berbasis komputer, tidak hanya dirasakan oleh organisasi yang mempunyai tujuan untuk mencari laba (profit) saja, tetapi juga oleh organisasi non profit. Yayasan Pendidikan dan Kesejahteraan PT.PLN (Persero), merupakan salah satu organisasi non profit yang bergerak di bidang pendidikan dan sosial yang dirasa perlu untuk menggunakan aplikasi akuntansi,mengingat sejak didirikannya sampai sekarang, YPK-PLN masih menggunakan sistem manual yang sederhana dalam kegiatan administrasi dan juga keuangan (akuntansi) yang telah menyebabkan banyak permasalahan. Metode analisis dan perancangan sistem menggunakan model waterflow, yaitu dimulai dari Analisa Sistem, Analisa Prosedur, Perancangan ( Desain ) Sistem.
Dalam sistem akuntansi manual yang tradisional,dokumen sumber dicatat dalam jurnal untuk
menyajikan catatan transaksi secara kronologis. Jurnal kemudian dipindahbukukan ke buku besar untuk
tujuan pengikhtisaran data keuangan. Bukubesar diproses untuk menghasilkan laporan keuangan.
Arus pemrosesan seperti sistem itu adalah dari dokumen ke jurnal, jurnal ke buku besar, dan dari
buku besar ke laporan keuangan.
Kebutuhan sistem dan informasi YPK - PLN secara
umum adalah sebagai berikut :
1. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan agar dapat memproses data dengan cepat sehingga pencatatan tidak berulang - ulang dan menghasilkan informasi yang memadai dan tersedia sewaktu -sewaktu ketika dibutuhkan.
2. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan untuk membantu mengurangi human error, seperti kesalahan hitung sehingga dapat menghasilkan data yang valid.
3. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi
akuntansi terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan untuk menghasilkan Laporan Keuangan akurat dan tepat waktu.
4. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan untuk mengurangi penggunaan tempat penyimpanan dokumen dan laporan - laporan fisik, karena seluruh data dalam sistem yang baru disimpan dalam bentuk database yang ada dalam satu komputer. Penulis membahas mengenai analisis dan bentuk desain sistem yang sudah dirancang dan dituangkan ke dalam bahasa pemrograman, tepatnya menggunakan bahasa pemrograman PHP karena bahasa ini lebih sederhana dan mudah digunakan oleh siapapun termasuk pemula. Dalam penulisan ini, penulis mengambil data real dari YPK - PLN, dimana perusahaan tersebut masih menggunakan sistem akuntansi manual.
Berdasarkan informasi diatas, maka penulis membuat rancangan seperti yang diinginkan oleh
YPK - PLN, yakni sebagai berikut :
1. Dibuat rancangan untuk aplikasi transaksi harian yang mudah dioperasikan, yaitu aplikasi penerimaan, pengeluaran dan file - file master dan laporan keuangan.
2. Berdasarkan anggaran yang tersedia dan informasi bangunan yang satu lantai, maka dibuatkan rancangan model stand alone yang beroperasi pada satu PC sehingga hanya membutuhkan 1 (satu) yang dioperasikan oleh staff akuntansi junior.
3. Berdasarkan SDM yang tersedia, maka dibuatkan rancangan yang mudah dioperasikan user friendly dengan berbasis web.
3.1 Desain Konseptual
Penulis membuat flowchart, DFD (Data Flow Diagram) dan membuat ERD (Entity Relation Diagram)
dalam melakukan desain konseptual.
3.1.1 DFD (Data Flow Diagram)
DFD menggambarkan aliran data pada sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus buku
besar dan pelaporan pada YPK - PLN
3.1.2 Flowchart
Flowchart menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi akuntansi terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan di YPK - PLN secara jelas, ringkas, dan logikal. Gambar flowchart sistem lama dapat dilihat pada Gambar 2
3.1.3 Tampilan Desain
Pada tahap ini, dirancang laporan (output) dan pengendaliannya dan merancang input serta pengendaliannya dalam melakukan desain konseptual.awal yang ada pada aplikasi perangkat lunak sistem
akuntansi Yayasan Pendidikan dan Akuntansi PT PLN (Persero) adalah sebagai berikut : Tampilan awal ketika aplikasi ini dijalankan adalah main menu seperti
3.1.4 Keamanan Data
Sistem akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme pengamanan
sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain. Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang / operator yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu.
3.1.5 Strategi Pengamanan Data
Strategi backup sistem adalah sebagai berikut :
1. Buat daftar aplikasi yang paling vital, identifikasi komponen sistem yang paling berisiko.
2. Buat daftar user yang paling menghadapi risiko, ragam user, banyaknya user, perilaku user, input data dan format, output dan format, perangkat keras pemroses data, perangkat pendukung, dan dokumentasi.
3. Ketahui konfigurasi minimum dari perangkat keras, ketahui info minimum yang harus terjaga untuk menjamin operasi/kegiatan sehari hari dapat berjalan.
4. Periksa tingkat handal CPU/Kapasitas simpan, sistem terminal, UPS dan perangkat khusus lain.
5. Buat strategi back up mainframe dan backup network.
0 komentar:
Posting Komentar